Este tema REUNIÕES EXECUTIVAS?SÃO NECESSÁRIA? é interessante pois define o perfil da liderança e tem tudo a ver com o momento da empresa e sua cultura.
Aqui vale a pena mencionar que estaremos tratando das reuniões gerenciais que envolvem a equipe que responde diretamente ao Presidente/Diretor/Proprietário e que trata de temas considerados importantes e estratégicos.
Ficarão de fora as reuniões especificas e técnicas que costumeiramente podem ser semanais como são os comitês de crédito ou reuniões de produção que muitas vezes chegam a ser diária ou semanal.
Me recordo quando assumi minha primeira posição de Presidente em 1999, a empresa estava diante de grandes desafios para atingir os resultados propostos no Orçamento anual.
Havíamos sido informados pelo nosso principal cliente que estariam encerrando nosso contrato nos próximos dois meses, pois tinham recebido uma proposta comercial muito melhor do nosso concorrente.
O segundo maior cliente havia suspendido temporariamente nosso fornecimento devido a problemas de qualidade. Ou seja, estávamos falando no risco de perda de faturamento na ordem de 30%.
Além das reuniões especificas para definir um plano de ação, para solução destes problemas pontuais, passei a reunir a equipe toda 2ª feira a partir das 8:30h para discussão de assuntos gerais de todas as áreas.
A agenda era definida pela liderança que listava os assuntos de suas respectivas áreas que queriam discutir e consequentemente conseguir a aprovação para seus planos de ações.
Apesar de saber que reunião deve ser utilizada para TOMADA DE DECISÕES, passei a aceitar a discussão de alguns temas com toda a equipe, pois era o momento de difundirmos e reforçarmos nossa cultura voltada para resultados e meritocracia.
Também solicitava que os temas propostos fossem relevantes caso contrário estaríamos tomando tempo de outros executivos.
O primeiro assunto da ata era os comentários de 5 minutos de cada líder de área em relação aos números do mês. Como eram ao redor de seis executivos não tomávamos mais de 30 minutos com este tema, uma vez que tínhamos uma reunião especifica para discutir os resultados do mês.
A reunião do resultado mensal, acontecia normalmente na 2a feira da segunda semana quando normalmente tínhamos todos os números.
Estas reuniões semanais com a liderança são importantes em momentos de crises ou de transição de liderança onde o novo diretor precisa estabelecer e divulgar seu estilo de gestão. Também é um momento que este líder passar a conhecer melhor cada um de sua equipe bem como seu estilo de comunicação.
Com o passar do tempo, e a cultura é assimilada pela equipe, e as áreas com suas performances de acordo com o previsto, não faz mais sentido manter esta frequência semanal.
Ela pode passar a ser quinzenal ou mensal. O tempo ganho com a redução do número de reuniões gerenciais semanais, pode ser direcionado para o famoso “walk and talk” que é o tempo gasto com conversas com outros níveis da empresa.
Reuniões com os supervisores, trainees, outras lideranças, visitando clientes e fornecedores, são ótimas para preencher o tempo de sua agenda para quem quer estar antenado com a realidade.
“O mundo gira lá fora” e não no seu escritório.
Gostaria de recomentar uma boa pratica que tivemos por muitos anos.
Esta prática era destinar um tempo da agenda de reunião para leituras de livros que trouxessem informações para a melhoria na gestão dos processos da cadeia de valor.
Boas práticas na gestão dos processos de pessoas, estratégia e operação era o nosso interesse. Nossa liderança definia o nome de um livro interessante (por exemplo First, Break All the Rules e Good to Great do Jim Collins) e nossa área de Gente-RH se incumbia de comprar e distribuir para os gerentes e diretores.
Depois fazíamos sorteio dos capítulos entres os executivos. Eles deveriam preparar uma apresentação de 15 minutos com mais 15 minutos de discussão durante estas reuniões semanais. Com o passar dos anos nossas reuniões, de assuntos gerais e resultado, passaram a ser a cada 30 dias mas mantivemos por um bom tempo as apresentações de leituras semanais.
Havíamos descoberto uma maneira de ajudar nossos executivos em seu autodesenvolvimento. Recentemente li um artigo onde o presidente das lojas Renner mencionava que suas organizações mantem até hoje este hábito.
A reunião semanal tem como principal finalidade a integração da equipe e reforço da cultura. Sua agenda tem que ser dinamica e que atendam os objetivos mencionados acima caso contrário passa a ser monótona e ineficaz.
No passado trabalhei em empresas que o líder queria reunião semanal, passando por todos os resultados operacionais de todas as áreas. Esta pratica se resumia em reuniões improdutivas, monótonas e caras para a empresa.
Menciono esta experiencia para alertar, o que considero uma das principais falhas de um líder, que é TOMAR TEMPO DE SUA EQUIPE. Uma boa liderança NUNCA toma tempo da sua equipe com rotinas.
Em relação a reunião de resultados tínhamos uma frequência mensal onde os responsáveis por cada área faziam sua apresentação comparando resultados reais versus os previstos no orçamento. Eles apresentavam as razões de sua variação, e informavam um plano de ação, para corrigir o rumo caso estivessem abaixo dos resultados informados no Orçamento.
Reunião é um dos rituais mais importante nas organizações. Coloca juntos pessoas de alto valor intelectual, com o objetivo de somar conhecimentos, para ações mais eficazes na solução de problemas.
Abaixo sugestões que podem ajudar na performance de uma reunião gerencial:
-Estabeleça um calendário anual das principais reuniões
-Defina previamente as datas e temas específicos de cada encontro
-Defina horário de início e fim. Não faça reuniões muito longa (+ de 3 horas)
-Defina um responsável pela ata.
-Envie agenda antecipada e siga a agenda da reunião.
-Para cada tema liste responsável e data para efetivação da ação proposta.
Empresas eficazes são minimalistas no número de reuniões.
Ah…em relação aos problemas dos clientes que mencionei no início deste texto queria informar que não perdemos o cliente e voltamos em seguida a fornecer produtos para o outro cliente. Naquele ano atingimos os objetivos propostos em nosso orçamento e todos tiveram bônus.