O OBZ (Orçamento Base Zero) é uma ferramenta muito utilizada por executivos de empresas que já possuem experiências na elaboração de Orçamento Anual do Negócio.
Caso você não esteja familiarizado com o processo do Orçamento, recomendamos que leia nosso artigo “ORÇAMENTO- FAÇA E TENHA SUCESSO?”, que publicamos anteriormente e está disponível em nosso site.
Empresas estruturadas, independentemente do seu tamanho, tem por princípio básico da boa governança, elaborar um orçamento anual, que informa os números da empresa para o ano seguinte.
Em especial, apresentam os Demonstrativos de Resultados e Balanços Patrimoniais. que trazem a geração (ou destruição) de valor para os acionistas. Ou seja, se vai dar lucro ou prejuízo no próximo ano.
Orçamento base zero é uma abordagem para planejamento e orçamentação que inverte a lógica tradicional do processo de orçamentação.
Na orçamentação tradicional é utilizada uma abordagem incremental, na qual os gestores de departamentos justificam apenas as variações em relação aos anos anteriores, baseados na suposição de que o baseline dos anos anteriores está implicitamente aprovado.
Num orçamento base zero, por outro lado, cada item do orçamento precisa ser explicitamente aprovado, e não apenas as alterações em relação ao ano anterior.
Durante o processo de revisão do orçamento, nenhuma referência é feita em relação as despesas do ano anterior. O processo de orçamento base zero requer que a solicitação orçamentária seja revisada e avaliada completamente, a partir de uma “base zero”.
Este processo é independente do orçamento total ou de seus itens individuais aumentarem ou diminuírem em relação aos exercícios dos anos anteriores.
O OBZ traz uma nova abordagem, pois instiga os executivos a repensarem seus processos internos em busca de aprimoramentos e redução de custos e despesas. Ele é aplicado em TODAS AS ÁREAS, e não somente na área de produção / operação.
O executivo sai da zona de conforto, e busca usar criatividade, para se diferenciar dos competidores e aumentar a rentabilidade. Aqui ele tem que apresentar algumas posições de como, aquele processo, poderia ser feito de maneira mais eficaz.
Quando iniciamos a utilização do OBZ, em uma das empresas na qual fui CEO, me recordo de termos reduzido custos e aumentado a eficiência de vários processos..
Um exemplo foi a terceirização de nosso processo de movimentação e armazenagem de produtos e matérias primas que eram feitos por funcionários próprios.
Com esta mudança tivemos ganhos importantes de custo, bem como reduzimos o número de empilhadeiras em circulação, melhorando a segurança dos colaboradores.
Outra experiência foi quanto ao custo de manutenção.
O paradigma da área de produção, para medir eficácia do custo de manutenção (corretiva, preventiva e preditiva), era dividir o gasto total pelo número de produtos produzidos naquele mês. Ou seja apresentavam um valor de custo de manutenção por unidade.
Como tínhamos certa ociosidade no começo da operação, o custo de manutenção era mais alto. Com o passar do tempo aumentamos as vendas e a produção (com os mesmos equipamentos) e consequentemente diminui o custo de manutenção por produto. Este racional é valido, mas quando os executivos passaram a usar o OBZ descobriram que o processo de manutenção poderia ser melhorado.
O custo da manutenção obrigatória para manter os equipamentos rodando, em condições de normalidade, é um custo fixo (descontada a inflação). Quando o gerente da planta passa a usar mais sua capacidade ociosa de produção, com certeza o custo de manutenção por produto vai ser menor.
Este paradigma não faz com que o gerente seja proativo em relação a este processo pois, sem esforço nenhum de sua parte, o custo vai reduzir com o passar do tempo e aumento de produção. Pensando em OBZ e conhecendo este custo fixo da manutenção (independentemente da produção) você pode definir um plano de ação que venha utilizar engenharia de materiais, terceirização de parte das equipes, etc. Esta ação vai levar a redução do seu custo.
Temos que tomar cuidado com a acomodação da equipe. O OBZ é um excelente exercício para colocar os executivos a pensar e sair da zona de conforto.
Outros benefícios importantes são:
- Permite uma alocação eficiente dos recursos, uma vez que a alocação é baseada nas necessidades e benefícios, e não no histórico;
- Compete aos gestores a busca de melhorias operacionais que tenham um melhor custo x benefício;
- Ajuda a detectar orçamentos inflacionados;
- É útil para empresas de serviços cujos outputs sejam difíceis de identificar;
- Aumenta a motivação do quadro de pessoal ao dar maior iniciativa e responsabilidade pela tomada de decisões;
- Aumenta a comunicação e coordenação dentro da organização;
- Identifica e elimina processos obsoletos ou que não agregam valor (desperdícios);
- Identifica oportunidades de terceirização;
- Encoraja os gestores a olhar criticamente para a forma como os serviços são prestados;
- Os centros de custo são obrigados a identificar sua missão e sua relação com os objetivos estratégicos da organização
Para uma completa avaliação também apresentamos as poucas desvantagens que precisam que ser administradas:
- Consome muito mais tempo do que a orçamentação tradicional, de base incremental;
- Obriga a justificar cada item de despesa do orçamento, o que pode prejudicar departamentos de pesquisa e desenvolvimento enquanto departamentos de produção são beneficiados;
- Requer treinamento específico dos gestores, devido a maior complexidade face à orçamentação tradicional;
- Numa organização grande, a quantidade de informação necessária para suportar o processo de orçamentação base zero pode se tornar intratável; mas temos empresas gigantes, como a Ambev, utilizando com sucesso.
- A honestidade dos gestores deve ser confiável e uniforme, pois um gestor propenso a exagerar pode distorcer os resultados do orçamento.
O OBZ é uma ferramenta preciosa para despertar a criatividade adormecida de toda sua equipe. Ele colabora na descoberta dos talentos nas equipes pois estes se destacam neste processo.
Inicialmente a utilização de uma nova ferramenta de gestão sempe gerá um certo desconforto,por em parte da equipe, e que deve ser neutralizada quando entenderem os benefícos da metodologia. O mesmo se passou quando a industria deu inicio da ISO 9000 (que cuida da Gestão da Qualidade). Todos colaboradores diziam ser burocrático e que tomava tempo. A ISO provou ser uma ferramenta importante para a DISCIPLINA das pessoas e dos processos nas empresas. Hoje as empresas não se veem mais sem o certificado da ISO.
Você pode iniciar a implantação por etapas, definindo as áreas críticas para geração de valor e com o passar dos anos terá implantado em toda organização.
Use a cultura TBC (Tire a Bunda da Cadeira) e coloque todos (inclusive você) para PENSAR DIFERENTE. Neste momento tem algum concorrente fazendo isto.
Leia tambem sobre como desenvolver uma ESTRATÉGIA DO NEGÓCIO e um PLANO E UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.