O QUE E O MÉTODO DE GESTÃO “PDCA”

Antes de tratarmos o tema PDCA, queremos fazer algumas ponderações a respeito da dinamica do mundo corporativo.

O objetivo fim de toda e qualquer organização, em uma sociedade capitalista, é gerar resultado sustentável financeiro, ambiental e social. As empresas devem focar na geração de riqueza, em toda sua amplitude, com o propósito de construir uma sociedade mais justa.

Neste artigo iremos tratar da geração de riqueza e de como perpetuar uma organização.

O primeiro passo para gerenciar um empreendimento é criar indicadores de performance, na qual possam ser medidos e consequentemente controlados. Não se controla o que não se mede.

Quando decidimos empreender nos impomos a obrigatoriedade de gerar relatórios com os principais indicadores que monitoram os principais números, bem como reflete a qualidade da estratégia definida pelos gestores.

Os relatórios básicos,na qual trazem uma visão da operação, são os Demonstrativo de Resultado (DER) e o Balanço Patrimonial (BP).

O DER e o BP refletem a competência gerencial do negócio. Através da leitura e acompanhamento, de cada linha desses relatórios, podemos identificar a eficácia na administração de todos os processos de sua cadeia de valor.

Uma organização, que busca o crescimento em seu mercado, necessita amplificar sua competência na gestão de cada processo, através da análise profunda de cada linha do Demonstrativo de Resultados e do Balanço da empresa.

Cada um destes instrumentos fornece informações complementares que retrata a saúde da operação, bem como a qualidade da sua equipe gerencial.

Ao fazermos a análise destes relatórios, linha a linha, podemos diagnosticar sua posição atual, e sobre estes indicadores, estabelecer novas metas que potencializar os resultados da operação.

Um bom exemplo é quando olhamos a linha do faturamento no DER. Sabemos que para aumentarmos este valor, teremos que trabalhar com aumentos de volumes e preços, bem como lançamentos de novos produtos. Aqui vamos definir nossa estratégia de segmentação e crescimento.

Ao analisarmos a linha dos custos variáveis podemos estabelecer planos de ações para reduzir todos os valores que compõem este item. Por exemplo, podemos renegociar os preços das matérias primas, reduzir o consumo de insumos por unidade produzida, aumentar os prazos de pagamentos, reduzir o custo da logística, reduzir o custo da fabricação, etc.

Assim sucessivamente podemos elaborar planos de melhorias para cada processo que consideramos ter oportunidade de melhorias.

No balanço, basta você ir na linha das contas a pagar e  a receber, para verificar a eficácia da negociação de sua equipe junto a clientes e fornecedores e a qualidade do seu capital de giro.

Prazos longo para clientes e curto com fornecedores é uma formula perversa. Voce deve procurar equilibrar esta equação tentando utilizar prazos parecidos ou maiores com seus fornecedores.

Na linha de estoque serve a observação de que se deve trabalhar com fornecedores e clientes para obtenção de um estoque MÍNIMO de ambas as partes para minimizar seu capital de giro.

A gestão dos processos da cadeia de valor de um negócio é simples e basta acompanhar a lógica de onde vem o resultado.

Com isto em mãos, se define novos objetivos, conjuntamente com seu plano de ação. Este é um processo que podemos chamar de ” looping” e faz parte das melhorias constantes.

Estabelecido a conscientização da necessidade deste looping administrativo basta você definir o melhor sistema de acompanhamento e feed back.

Um dos modelos mais utilizados nas organizações, é o PDCA, que se tornou popular pelo Dr. W. Edwards Deming, que é considerado por muitos como o pai do controle de qualidade moderno.

PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT / Plan-Do-Check-Adjust) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos.

Outra versão do ciclo PDCA é o OPDCA, onde a letra agregada “O” significa observação ou como algumas versões dizem “Segure a condição atual”. Esta ênfase na observação e na condição atual é utilizada frequentemente na produção enxuta (Lean Manufacturing / Toyota Production System) do Sistema Toyota de Produção

Planejar

Aqui você lista os problemas / oportunidades para estabelecer os objetivos em relação a cada etapa do processo.

Ao estabelecer expectativas (metas) de resultado, a integridade e precisão da especificação também é uma parte da melhoria almejada, e deve vir acompanhada com o plano de ação para o atingimento destas metas. Quando possível começar em pequena escala para testar os possíveis efeitos.

Desenvolver/Executar

Conduzir a Implementação do plano, executar o processo, fazer o produto. Coletar dados para mapeamento e análise dos próximos passos “Checar” e “Ajustar”. Portanto esta etapa gera muito cuidado pois pode não ser a causa raiz.

Conferir/Checar/Verificar

Estudar o resultado (medido e coletado no passo anterior “Desempenhar”) e compará-lo em relação aos resultados esperados (objetivos estabelecidos no passo “PLANEJAR”) para determinar quaisquer diferenças.

Procurar por desvios principalmente na aplicação do plano e também olhar para a adequação e abrangência do plano permite a execução do próximo passo, ou seja, “AGIR”.

Traçar dados pode fazer isso muito mais fácil para ver as tendências ao longo de vários ciclos de PDCA. Assim voce pode converter os dados coletados em informação. Informação é o que você precisa para a próxima etapa “Ajustar”.

Alavancar/Ajustar/Atuar/Agir

Tomar ações corretivas sobre as diferenças significativas entre os resultados reais e planejados. Analisar as diferenças para determinar suas causas. Determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria do processo ou produto.

Quando uma passagem por estes quatro passos não resultar na necessidade de alguma melhora, o método ao qual o PDCA é aplicado pode ser refinado com maiores detalhes na interação seguinte do ciclo, ou a atenção deve ser colocada de uma forma diferente em alguma fase do processo.

O plano PDCA quando aplicado junto ao Sistema de Gestão da Qualidade pode implementar ações para atingir a melhoria contínua, assegurar a operação e controle dos processos produtivos.

No sistema de Gestão da Qualidade podemos encontrar não conformidades nos processos, para tratar a não conformidade utilizamos o plano PDCA. Ação para eliminar uma não conformidade identificada.

Ação corretiva Plano de ação para eliminar a causa de uma não conformidade existente, visando eliminar ou reduzir a possibilidade de reincidência dessa não conformidade. Ação preventiva Plano de ação para eliminar a causa de uma não conformidade potencial, visando eliminar ou reduzir a possibilidade de ocorrência dessa não conformidade

Ação de melhoria Plano de ação para implementar melhorias contínua nos processos. Abertura de um plano de ação PDCA. O plano de ação preventivo ou corretivo ou de melhoria são abertos para contemplar a determinação das causas e as ações propostas, com acompanhamento até a Análise crítica sempre que ocorrer.

A implementação desta metodologia cria disciplina de acompanhamento dos processos da cadeia de valor, bem como informa suas alterações e resultados, para o estabelecimento de um novo ciclo.

Usando o DER como uma matriz de indicadores, voce define os novos objetivos e seus respectivos planos de ações a cada linha do DER. Este é um movimento contínuo, utilizado em todos os processos críticos da cadeia de valor do seu negócio.

O PDCA enfatiza a necessidade da disciplina de seus colaboradores no monitoramento de seus processo. Ele determina o registro de seus objetivos e seus planos de ações definindo novos padrões.

A DISCIPLINA imposta pelo PDCA torna sua empresa mais competitiva e assegura sua longevidade.