5 Modos de medir o ROI dos treinamentos aplicados na sua empresa

Determinando e otimizando o impacto do Treinamento e Desenvolvimento na sua empresa

Pesquisa após pesquisa, CLOs, diretores de T&D e gerentes de treinamento dizem que não têm acesso a dados que lhes permitam medir o impacto do aprendizado ou não sabem como analisar os dados que possuem. Ao mesmo tempo, espera-se que estes profissionais sejam cada vez mais mais orientados por dados.

É necessário que determinar o retorno do investimento em treinamento e desenvolvimento seja fácil. E não para por aí. Como você precisa ser capaz de fazer algo sobre o ROI potencialmente baixo de treinamento e desenvolvimento, você também precisa estar habilitado a agir para aumentar a eficiência de seu portfólio – aumentar o impacto do aprendizado e diminuir o custo. Este post descreve o que pensar para determinar e otimizar o impacto de seu treinamento e desenvolvimento.

Quem deve usar os cálculos de treinamento de ROI?

O ROI de treinamentos geralmente cria várias idéias ou preocupações sobre como medi-lo e usá-lo. Em particular, em que focar e qual valor colocar nos resultados. Se essas preocupações forem compartilhadas pela alta administração, há pouca esperança de usar os resultados do ROI, a menos que tenha impacto no resultado final.

Algumas organizações não têm a confiança ou o ambiente flexível necessário para utilizar os resultados de ROI de treinamentos. As empresas devem estar dispostas a aprender, mudar e experimentar coisas novas, principalmente no que diz respeito ao desenvolvimento de treinamento. As organizações que não têm a atitude e a abordagem corretas podem não achar os cálculos de ROI úteis ou valiosos.

Opção 1: Usar uma Calculadora de ROI

A primeira maneira de medir o ROI de qualquer treinamento é usar a calculadora de ROI de treinamento. 

Esta é uma maneira simples de calcular a razão entre o custo total do programa de treinamento em relação aos benefícios totais de um programa de treinamento.

Funciona melhor para trabalhos altamente estruturados, onde os benefícios monetários são fáceis de isolar.

Por exemplo: imagine que você é um gerente de operações de call center gerenciando trinta agentes e gastou R$ 30.000 para colocá-los em um programa projetado para melhorar suas habilidades de atendimento de chamadas.

A medição é um aspecto muito importante do ROI, portanto, você precisaria medir a produtividade de seus agentes antes e depois do programa. Por exemplo, você pode analisar o custo de atendimento de uma chamada. Ou você pode ver o número de chamadas que sua equipe pode atender por hora.

Após o treinamento, você pode fazer as mesmas medições e verificar se houve diferença. 

Vamos supor que sua equipe possa atender 20 chamadas por hora antes do treinamento e 25 chamadas por hora após o treinamento. Se custa em média R$ 1 para atender cada chamada, essa melhoria de produtividade de 25% valeria R$ 5 por hora, ou R$ 40 por funcionário em um turno típico de 8 horas.

Para seus trinta funcionários, você poderia dizer que o treinamento de atendimento de chamadas forneceu um benefício líquido total de R$ 1.200 por dia ou R$ 120.000 durante um período de 100 dias.

Para calcular o ROI, você usaria a seguinte fórmula:

ROI% = R$ 120.000 – R$ 30.000/30.000 X 100 = 300%.

Opção 2: Use as avaliações do supervisor para calcular o ROI do treinamento

Calculadoras de ROI de treinamento funcionam muito bem para benefícios líquidos facilmente mensuráveis, como números de vendas, trabalho de fabricação ou outros trabalhos altamente estruturados e claramente definidos.

Mas e o trabalho flexível e não estruturado, como cargos gerenciais?

Uma abordagem é usar avaliações do supervisor. Essa abordagem permite medir com sucesso o ROI do treinamento de funcionários em 6 etapas.

Para o próximo exemplo, vamos imaginar que você é um gerente sênior cuidando de uma equipe de três gerentes intermediários, cada um responsável por gerenciar suas próprias sub-equipes. Você decide colocar seus gerentes de nível médio em um programa de treinamento projetado para desenvolver suas habilidades gerais de gerenciamento.

Ao contrário do exemplo do call center, o trabalho dos gerentes de nível médio é amplamente desestruturado e difícil de medir objetivamente. Em outras palavras, é difícil isolar os efeitos no treinamento de uma infinidade de outros fatores possíveis.

É aqui que as avaliações do supervisor são úteis. Nessa abordagem, um gerente sênior usa observações e avaliações no trabalho para fazer julgamentos sobre as áreas nas quais os gerentes de nível médio que participaram do treinamento melhoraram.

A avaliação examinará certas áreas, como:

• • Atendimento ao Cliente
  • Trabalho em equipe
  • Conclusão da tarefa
  • Complexidade da tarefa

O gerente sênior usará observações para fazer julgamentos informados sobre o desempenho do gerente intermediário nessas áreas. Uma observação ocorrerá antes do treinamento, e outra depois, por isso as diferenças.

Para isolar os efeitos do treinamento, você também pode usar um grupo de controle de gerentes intermediários que são avaliados sem receber nenhum treinamento adicional.

Então, como você pega a descoberta da avaliação e a transforma em um valor monetário necessário para calcular o ROI?

Em nosso exemplo, o grupo de três gerentes de nível médio melhorou seu desempenho nas seguintes porcentagens médias:

• • Atendimento ao Cliente + 5%
  • Trabalho em equipe + 10%
  • Conclusão da tarefa + 5%
  • Complexidade da tarefa + 5%

A melhoria de produtividade média geral seria (5 + 10 + 5 + 5)/4 = 6,25%.

Você então pegaria uma média dos salários anuais dos gerentes de nível médio: digamos, R$ 70.000, e calcularia que sua melhoria de produtividade equivalente seria de 6,25% de R$ 70.000. Isso lhe daria um valor de R$ 4.375 por ano, por gerente, e R$ 13.125 para o grupo de três gerentes.

Se o custo total do programa individual for de R$ 2.500 por gerente e R$ 7.500 no total, você poderá aplicar a mesma fórmula básica de ROI:

• • ROI% = (13.125 – 7.500) / 7.500 X 100 = 75%.
  • O ROI do treinamento pode ser expresso em 75%.

Opção 3: Crie um estudo de impacto para calcular o ROI do treinamento

A terceira maneira fácil de calcular o ROI é criar um estudo de impacto. Um “impacto nos negócios” é qualquer mudança provocada pelo treinamento. Poderia ser:

• • Vendas
  • Quota de mercado
  • Feedback do cliente
  • Retenção de pessoal

Os estudos de impacto seguem um processo definido:

• • Planejamento de avaliação
  • Coleção de dados
  • Análise de dados
  • Comunicando

No estágio de planejamento de avaliação, você avalia os objetivos de um programa e desenvolve planos de avaliação e dados de linha de base. Em outras palavras, você decide quais insumos e indicadores está procurando.

Estes podem incluir:

• • O número de programas
  • As horas
  • Os custos
  • Hora de entregar
  • O número de participantes

Durante a fase de coleta de dados, coletamos os dados durante a implementação do programa, medindo satisfação, reação e aprendizado. A abordagem mais comum é usar pesquisas e pedir aos participantes do treinamento que avaliem o treinamento que receberam em termos de satisfação e reação.

Após a conclusão do treinamento, coletamos os dados relacionados à aplicação, implementação e impacto nos negócios que o treinamento teve. Isso pode incluir outra pesquisa em que você pede aos participantes que realizem uma auto avaliação, ou pode incluir uma observação de um colega ou supervisor, conforme discutimos na seção de avaliações do supervisor acima.

Você poderia olhar para:

• • Uso de conhecimento ou habilidades
  • Conclusão de ações ou tarefas
  • Implementação de ideias
  • Uso de regulamento ou procedimentos
  • O sucesso dos aplicativos

Para medir o impacto nos negócios, você pode coletar os dados financeiros relevantes relacionados às operações das organizações.

Estes podem incluir:

• • Vendas
  • Novas contas
  • Quota de mercado
  • Taxas de rotatividade
  • Reclamações do cliente,
  • Tempo de ciclo
  • Vendas

Na análise de dados, isolamos os efeitos do programa, convertemos os dados em valor monetário e calculamos o ROI. Isso inclui capturar os custos do programa e identificar medidas intangíveis.

Por exemplo, imagine que você está executando um programa de treinamento projetado para aumentar o número de vendas realizadas. Você está treinando 20 membros de sua equipe de vendas a um custo de R$ 1.500 por cabeça, ou R$ 30.000 no total.

Aqui estão as fases pelas quais você passaria:

• • Planejamento de avaliação
  • O objetivo é aumentar as vendas.
  • Coleção de dados
  • Peça à equipe de vendas para preencher formulários de pesquisa após o treinamento para avaliar suas reações.
  • Análise de dados
  • Meça as vendas antes e depois do treinamento.

Por fim, chegamos à reportagem. Aqui, geramos um estudo de impacto. Um dos primeiros métodos de avaliação de métodos é a relação custo-benefício. Isso segue a fórmula padrão de ROI dos benefícios do programa menos os custos de treinamento, divididos pelos custos de treinamento.

Opção 4: Usar a Metodologia Phillips ROI para calcular o ROI do treinamento

Em 1980, Jack Phillips publicou uma metodologia de avaliação de treinamento em 10 etapas chamada Phillips ROI Methodology. Seu trabalho foi baseado no trabalho inicial de Don Kirkpatrick, que publicou o livro revolucionário Four Levels of Training Evaluation.

O modelo Kirkpatrick apresentava quatro níveis:

• • Nível 1: Reação
  • Nível 2: Aprendizagem
  • Nível 3: Comportamento
  • Nível 4: Impacto

Veja o que cada nível incluiu:

Nível 1: Reação

• • Durante este nível, você pesquisa os participantes e avalia sua reação ao treinamento. Eles estavam satisfeitos ou insatisfeitos?

Nível 2: Aprendizagem

• • Realize dois testes ou pesquisas – um antes e outro depois do treinamento. Isso ajuda a medir o que os participantes aprenderam.

Nível 3: Comportamento

• • O terceiro nível de avaliação ocorre em algum momento após o término do treinamento. Os participantes começaram a usar seus novos conhecimentos ou habilidades no local de trabalho?

Nível 4: Resultados

• • O último nível de Kirkpatrick mede se as expectativas da organização foram atendidas. Isso é conhecido como retorno sobre as expectativas (ROE).

Você notará uma coisa:

• • Kirkpatrick não mede explicitamente o ROI. É por isso que Jack Phillips queria expandir essa metodologia básica. Ele acrescentou um novo nível – Nível 5 – que ajudava as organizações a calcular o retorno financeiro de um programa de treinamento.

A Metodologia Phillips ROI oferece uma maneira equilibrada de medir seis tipos de dados:

• • Reação e Ação Planejada – Nível 1
  • Aprendizagem – Nível 2
  • Aplicação e Implementação – Nível 3
  • Impacto nos Negócios – Nível 4
  • Retorno do Investimento – Nível 5
  • Intangível

O que é o Nível 5?

O Nível 5 ajuda as empresas a usar a análise de custo-benefício para determinar o valor de um programa de treinamento. Ele ajuda as organizações a determinar se o dinheiro gasto em treinamento se traduz em benefícios reais, como aumento de lucros ou aumento de eficiência.

Como calcular o ROI do treinamento usando a metodologia de ROI da Phillips?

Para calcular o ROI usando a metodologia ROI da Phillips, você precisa implementar cada etapa por vez:

Nível 1: Pesquise os trainees para avaliar sua reação.

Nível 2: Meça o aprendizado que ocorreu por meio de uma pesquisa, teste ou questionário.

Nível 3: Phillips baseou-se no trabalho de Kirkpatricks e expandiu esta seção para abranger “Aplicação e Implementação”. Esta etapa estuda o comportamento no local de trabalho e torna mais fácil para as organizações ver se o treinamento resultou em mudanças no trabalho.

Ele usa muitos dos métodos que já discutimos, como:

• • Formulários de autoavaliação
  • Avaliações do Supervisor
  • Observações de colegas

Nível 4: Este nível analisa se outros processos foram responsáveis ​​por gerar mudanças nos resultados. Por exemplo, mudanças nas condições econômicas e um cenário de negócios alterado podem afetar os lucros ou receitas.

A metodologia de Phillips visa isolar o efeito de um curso de treinamento das seguintes maneiras:

• • Modelos de previsão
  • Análise de linha de tendência
  • Grupos de controle
  • Estimativas ajustadas por erro

Nível 5: Este nível é chamado de determinação de ROI e é uma forma de análise de custo-benefício.

Para realizar esta etapa, você precisará:

• • Escolher quais fatores medir – Você pode medir vendas, produtividade, eficiência ou alguma outra métrica de negócios.
  • Fazer medições pré-treino
  • Fazer medições pós-treinamento
  • Calcular o benefício para a empresa

Exemplo: fabricante de óculos de sol

Imagine que você é o supervisor de produção em uma fábrica de óculos de sol e decide treinar dez funcionários por um custo total de R$ 10.000. O objetivo do treinamento é aumentar a produtividade e aumentar o número de óculos de sol que cada funcionário pode produzir em um determinado tempo.

Durante o nível 1, você pediria à sua equipe para preencher um formulário de pesquisa para avaliar sua reação ao treinamento. Você pode perguntar a eles:

• • Você gostou do treinamento?
  • O treinamento valeu a pena?
  • O treinamento atendeu às suas expectativas?

Durante o nível 2, você testaria a taxa de trabalho do seu funcionário antes e depois do treinamento. O instrutor do curso pode ajudar a elaborar um pequeno teste prático ou demonstração em que os alunos demonstrem que dominaram uma habilidade ou procedimento específico que ajudará a aumentar a eficiência.

Durante o nível 3, você mediria o desempenho de seu funcionário no local de trabalho. Por exemplo, você pode descobrir que eles poderiam produzir 30 óculos de sol por hora antes do treinamento e 35 óculos de sol por hora após o término do treinamento.

A avaliação de nível 4 faria com que você isolasse os efeitos do treinamento de quaisquer outras variáveis, como a introdução de novas máquinas ou técnicas de fabricação mais eficientes.

O quinto nível – ROI – veria você processando os números e calculando o ROI do treinamento:

• • O treinamento ajudou a aumentar a produtividade média do funcionário de 30 óculos de sol por hora para 35, uma melhoria de 16,6%.
  • Se cada funcionário recebe uma taxa horária média de R$ 12, então mais de 100 dias de trabalho de 8 horas, o treinamento resultaria em um aumento de R$ 1.593,6 na produtividade por funcionário ou R$ 15.936 para todos os dez funcionários em um período de 100 dias.

Você pode então usar a fórmula ROI padrão para calcular o ROI:

ROI (porcentagem) = ((Benefícios monetários: R$ 1.250 – Custos de treinamento: R$ 200)/Custos de 

                                    treinamento: 200) x 100

ROI% = R$ 15.936 – R$ 10.000/R$ 10.000 X 100 = 59,36%

Isso dá um ROI de 59,36% e indica que o treinamento valeu a pena e resultou em aumento de lucros para a empresa.

Opção 5: Usar uma Plataforma de Medição de Eficácia do Treinamento para calcular o ROI do treinamento

A quinta e sem dúvida a maneira mais fácil de medir o ROI do treinamento é usar a plataforma de medição da eficácia do treinamento, como o Kodo Survey. Essa pesquisa dedicada automatiza grande parte do trabalho necessário para conduzir o ROI, como:

• • Enviando automaticamente os participantes por e-mail com pesquisas de feedback
  • Coletando e processando os resultados
  • Automatizando o processo de teste para medir o aprendizado
  • Auxiliando nas observações do local de trabalho
  • Gerando relatórios com base na reação dos participantes

A melhor plataforma pode ajudar a gerar relatórios para os stakeholders para mostrar os impactos do treinamento e o valor que ele retornou para a organização. Isso ajuda a enfatizar o retorno devido ao treinamento e justificar os custos iniciais.

Qual abordagem devo utilizar?

A decisão sobre qual método medir o ROI do treinamento depende do seu orçamento, prazo e importância do curso. A ferramenta ROI é aplicável a situações em que o trabalho é facilmente quantificável e os benefícios são tangíveis. As avaliações do supervisor são mais adequadas para avaliações gerenciais onde o trabalho é menos estruturado e mais difícil de quantificar. Os estudos de impacto e a metodologia Phillips exigem muito tempo e recursos para serem implementados. A plataforma de medição de eficácia do treinamento é apropriada para empresas não familiarizadas com as melhores práticas e técnicas de eficácia de aprendizado.

Resumo:

Espero que este post tenha dado cinco maneiras fáceis de medir o ROI do treinamento. Os cálculos de ROI são desnecessários para a grande maioria dos cursos de treinamento, mas podem ser uma maneira útil de ajudar uma organização a acompanhar se está atingindo seus objetivos de programa e de negócios. E, definitivamente, deve ser feito em treinamentos onde você tem alto volume (portanto, tem alto custo direto e indireto) e/ou que é estrategicamente importante (portanto, tem alto custo alternativo se não cumprir seu propósito.

 

Por Jonathan Deller

Kodo Survey

Em 01/02/2020