Reuniões. Quando são Necessárias?

O mundo corporativo é resultante do equilíbrio harmonioso entre três elementos: Pessoas, Processos e Métodos. O objetivo desta interação é gerar riquezas, de forma sustentável, para o meio ambiente e a sociedade. O elemento “pessoas” define a qualidade destes resultados, tornando crítico o processo de comunicação dentro das organizações. Entre diversos mecanismos de informação temos o que é considerado um dos principais rituais nas empresas que são as REUNIÕES. 

A reunião, quando utilizada de forma eficaz, é a principal ferramenta da difusão da cultura, valores, estratégias e objetivos das corporações.

Como todo método e ferramenta, sua eficácia esta intimamente ligada a qualidade dos usuários, que devem ter habilidades e parcimônia na sua utilização. Outro fator importante que influencia esse sistema é o momento em que se encontra uma empresa.

A qualidade e frequência de reuniões é consequência dos seguintes fatores: REALIDADE-MOMENTO, HABILIDADE DO LIDER, OBJETIVO ESPECÍFICO,QUANTIDADE, DURAÇÃO e ESTRUTURA.

A REALIDADE da empresa define o volume de encontros e os temas prioritários que devem ser tratados com as lideranças. Esta cultura irá influenciar toda a estrutura da empresa,  ditando o tom das reuniões auxiliares que são aquelas que tratam de temas técnicos.

A HABILIDADE DO LIDER refere-se a experiência na condução do processo de convocar, definir objetivos e participantes, bem como duração. Muitas vezes lideranças convocam reuniões sem a real necessidade e com participantes em numero maior que o necessário, tomando tempo de muitos executivos e aumentando os custos da empresas.

 O OBJETIVO ESPECÍFICO é a parte essencial e a razão daquele evento. Com esta definição você pode restringir a participação aos responsáveis e influenciadores do tema a ser discutido. Não convide pessoas que não possam agregar valor.

O NÚMERO das reuniões deve ser definido com o intuito de tornar este evento um momento rico em troca de experiência e não mais uma rotina de “bate papo” e “perda de tempo” devido a superficilidade dos assuntos tratados e suas consequências.

O aconselhamento geral é que A DURAÇÃO de uma reunião não passe de três horas quando se tratar de assuntos estratégicos e importantes. Para assuntos rotineiros como reuniões de produção e vendas a recomendação e que não passe de uma hora. Pesquisas mostram que das 44 horas semanais de trabalho, 22 horas são gastas em reuniões e outras seis horas com leituras de emails. A conclusão simples é que o números de horas realmente produtivas é menor que 20 horas.

Quando mencionamos ESTRUTURA nos referimos deixar muitos claro na convocação o local, horário de inicio e término, responsáveis pelos temas apresentados e o tempo permitido a cada um, um responsável pela ATA e que todos os temas tratados tenham um plano de ação definido, seu responsável e data de conclusão. Não permita nunca a adição de temas que não foram previamente informados e colocados na agenda.

Queremos compartilhar uma boa prática que adotamos em empresas que se mostrou eficaz.

Aqui vale mencionar que estaremos tratando das reuniões gerenciais, com temas considerados importantes e estratégicos, envolvendo os executivos que responde diretamente ao Presidente.

Neste artigo, apesar de não tratarmos diretamente as reuniões com temas específico como são as reuniões de produção e vendas, as dos comitês de RH, Fiscal e Tributária, logística, TI e outras que sua empresa tenha, vale as observações acima e as recomendações clara de evitar quantidades excessivas de reuniões.

Quando assumi minha primeira posição de Presidente em 1999, a empresa estava diante de grandes desafios para atingir os resultados propostos no Orçamento anual.

Havíamos sido informados pelo nosso principal cliente que estariam encerrando nosso contrato nos próximos dois meses, pois tinham recebido proposta comercial muito melhor do nosso concorrente.

O segundo maior cliente havia suspendido temporariamente nosso fornecimento devido a problemas de qualidade. Ou seja, um risco de perda, no faturamento, na ordem de 30%.

Além das reuniões especificas para definir um plano de ação, para solução destes problemas pontuais, passei a reunir a equipe toda 2ª feira a partir das 8:30h para discussão de assuntos gerais de todas as áreas.

A agenda era definida pela liderança(gerentes) que listavam os assuntos pertinentes a sua área, na qual necessitavam de uma aprovação dos planos de ações.

Apesar de sabermos que reunião deve ser utilizada para TOMADA DE DECISÕES, passei a aceitar a discussão de alguns temas com toda a equipe, pois era o momento de difundirmos e reforçarmos nossa cultura voltada para resultados e meritocracia.

Outra condição básica, para introduzir o tema na agenda, era que os temas propostos fossem relevantes (alto impacto nos resultados) caso contrário estaríamos tomando tempo de outros executivos.

O primeiro assunto da agenda era os comentários de 5 minutos, de cada líder, em relação as perspectivas de sua área para entregar os números do mês. Como inicialmente tínhamos seis executivos, não tomávamos mais de 30 minutos com este tema, uma vez que tínhamos uma reunião especifica de resultados para uma discussão mais detalhada.

A reunião do resultado mensal, acontecia normalmente na 2a feira da segunda semana quando normalmente tínhamos os números publicados e que durava no máximo três horas.

Reuniões semanais, com lideranças, são importantes em momentos de crises ou de transição de comando, quando o novo diretor apresenta seu estilo de gestão e conhece os estilos e perfis de seus liderados.

Com o amadurecimento do trabalho em equipe, a cultura assimilada, e as áreas com suas equipes motivadas e entregando resultados de acordo com o orçamento,  a frequência e periodicidade das reuniões são alteradas e adaptadas a nova realidade. No nosso caso passamos nossas reuniões de semanais para quinzenais e posteriormente se tornaram mensais.

O tempo disponível com a redução do número de encontros, passou a ser direcionado para o famoso “walk the talk”  com conversas e apresentações a todos níveis da empresa.

Encontros com supervisores, trainees e demais lideranças se tornou rotina, o que colaborou para a rápida permeabilização da cultura e valores, aumentando o nível de engajamento dos colaboradores.

Outro ponto positivo foi o aumento no numero de visitas a clientes e fornecedores, com o consequente enriquecimento das relações.

“O mundo real gira lá fora” e não no  escritório.

Outra boa pratica que introduzimos com a redução da frequência e duração das reuniões, foi a introdução, em nossa agenda de reuniões, a leitura de livros com ensinamentos importantes para a  melhoria na gestão dos processos da cadeia de valor.

Nossa liderança definia o nome do livro e nossa área de Gente-RH se incumbia de comprar e distribuir as lideranças, em especial os gerentes e diretores. Foram muitos livros e alguns estão listados no nosso site no item do menu EDUCAÇÃO.

O processo era bem simples. Fazíamos sorteio dos capítulos entres os executivos e cada um deveria preparar uma apresentação de 15 minutos com mais 15 minutos para discussão. Mantivemos esta prática por muitos anos.

Havíamos descoberto uma maneira de ajudar os executivos em seu auto-desenvolvimento. Recentemente li um artigo onde o executivo Jose Galó, presidente das lojas Renner, mencionava o uso desta pratica em sua organização. A Renner é um grande exemplo de boa gestão e governança.

Queremos enfatizar a importância do uso adequado do ritual da reunião para que seja produtiva. Trabalhei em  empresas onde o líder tinha preferência por encontros semanais para tratar de assuntos repetitivos e operacionais. Essa pratica se resumia em reuniões improdutivas, monótonas e caras para a empresa.

Uma qualidade da boa liderança é NÃO TOMAR TEMPO DE SUA EQUIPE. 

Com mencionado anteriormente a reunião de resultados passou a ser mensal. Cada executivo apresentava os resultados reais versus os previstos no orçamento de sua área, bem como as razões das variações e o plano de ação para corrigir o rumo, caso estivessem abaixo dos resultados do Orçamento.

Abaixo sugestões que podem ajudar na performance de uma reunião gerencial:

-Estabeleça um calendário anual das principais reuniões

-Defina previamente datas, temas, responsáveis e duração 

-Defina horário de início e fim. Não faça reuniões muito longa (máximo 3 horas)

-Defina responsável pela elaboração da ata da reunião.

-Na ata deve constar o assunto discutido, a decisão, o responsável pelo plano de ação e data de conclusão.

-Foco na agenda. Não introduza assuntos não listados previamente.

Empresas eficazes são minimalistas no número de reuniões.