Gestão do tempo x Gestão de vida

Com tanto tempo para pensar nas coisas, é importante focarmos no que realmente importa para nós como seres humanos. Os últimos dias em isolamento social têm proporcionado aprendizados que irão transformar nossa forma de viver e nos relacionar.

Ao desacelerarmos, nos tornamos capazes de entrar em contato com as coisas mais simples e óbvias em nossas vidas. E não se engane: O óbvio que tantas vezes ignoramos pode ser a peça que faltava para alcançarmos nossos sonhos.

Mas por que então é tão difícil enxergar o que é óbvio? Por que vivemos de forma tão automática? E por que sentimos que sempre nos falta tempo para focar no que realmente buscamos na vida?

Precisamos entender que o tempo é relativo, e o sentimos de forma diferente com base nas atividades que desempenhamos. Se não estivermos atentos, corremos o risco de ver o tempo passar sem que tenhamos vivido da forma como desejávamos.

E você? Tem alocado seu tempo em atividades que fazem sentido na sua vida? Quer saber como organizar sua rotina para sair do automático e realmente viver seus dias? Então vem com a gente nesse artigo que vai te explicar tudo sobre o tempo que temos e o que podemos fazer para aproveitá-lo melhor! Bom aprendizado!

A relatividade do tempo

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A relatividade do tempo é um fenômeno bastante complexo, mas podemos senti-lo diretamente em nossas vidas. Para entendê-lo melhor, vamos pensar nas seguintes situações:

• Quantas vezes você já sentiu que o tempo passou rápido ao realizar algo prazeroso?
• E quantos minutos já pareceram horas ao se realizar algo desagradável?

Cada novo dia em nossas vidas traz 1440 minutos de existência. Em linhas gerais, dormimos 440 destes minutos e temos mil minutos acordados. Com estes mil minutos, precisamos desempenhar todas as atividades necessárias à sobrevivência humana.

Essas atividades incluem, dentre outras coisas, nossa vida pessoal, familiar, afetiva e profissional. A forma como organizamos nossas rotinas para aproveitar melhor  esse tempo está inteiramente em nossas mãos.

Segundo o escritor americano Mark Twain, as pessoas costumam falar mal do tempo mas fazer muito pouco para modificá-lo. Ou seja, reclamamos constantemente de nossa falta de tempo, mas não agimos para administrá-lo corretamente.

Tempo: O segredo da qualidade de vida

O segredo para uma boa qualidade de vida é gerenciar com sabedoria nossos mil minutos diários. Assim como ocorre em nossas vidas financeiras, precisamos saber distribuir nossos recursos temporais com assertividade para prosperarmos.

Para ajudar, podemos começar com algumas perguntas que ajudam a refletir sobre as prioridades em nossas vidas:

1. Quanto tempo você deseja dedicar para cuidar de sua saúde física, mental e espiritual?
2. Quanto tempo você pretende dedicar para a vida familiar, a vida social e a vida com os amigos?
3. Quanto tempo é realmente necessário para prosperar em sua vida profissional?

Com base nestes questionamentos, conseguimos direcionar a forma como organizamos e planejamos nosso tempo. É comum, todavia, que estas prioridades mudem de forma natural ao longo de nossas vidas.

A vida e seus estágios

A gestão do tempo que temos disponível diariamente é partilhada com nossos pais e responsáveis quando somos crianças e adolescentes. Isso porque, mesmo que tenhamos autonomia para tomarmos algumas decisões, nossos tutores são muito ativos nesse controle e administração.

No entanto, isso muda completamente quando chegamos na idade adulta. Como adultos, nós passamos a nos ver em um papel de total responsabilidade por essa organização.

Infelizmente, é comum que este tema nunca nos tenha sido ensinado. Sem termos aprendido a gerir este tempo, é normal encontrarmos pessoas com tremenda dificuldade em organizá-lo de forma saudável, adequada aos seus objetivos e a um modelo de vida com qualidade e bem-estar.

É por isso que não raramente encontramos pessoas que buscam há anos a tão sonhada qualidade de vida, mas não conseguem a concretizar: Tempo, bem-estar e felicidade estão intimamente ligados. Por isso, é urgente que possamos aprender a administrar estes mil minutos diários que temos à disposição todos os dias.

Como você gasta seu tempo?

Quando você não administra seu tempo, as pessoas e o mundo acabam administrando ele por você. É unânime a sensação de que “o tempo passa rápido demais”: iniciamos o dia e quando vemos a semana passou, o mês está encerrando, um novo ano está começando…

Certamente você já sabe que nosso tempo é distribuído em uma série de atividades diferentes. Mas é importantíssimo podermos parar pra analisar como o tempo que temos vem sendo distribuído.

Por isso, pare um momento, pense e responda com honestidade: Com o que você tem gastado seu tempo?

Atividades profissionais

Como mencionado, há uma série de atividades diferentes que podem estar associadas com seu tempo.

Não à toa, as atividades profissionais são rapidamente as que nos vêm à mente. Isso porque é normal que elas ocupem boa parte do nosso tempo. Por isso, é importantíssimo que você possa avaliar com o que trabalha: você trabalha com algo que gosta?

E para além das atividades que você faz, como é o lugar e as pessoas que trabalham com você? Tem valido a pena dispensar esse tempo nesse ambiente? O que está ao seu alcance para garantir que o lugar fique cada vez mais agradável?

Atividades pessoais

Você tem tempo para você? Você consegue dispensar um tempo para seus hobbies e atividades pessoais que te façam bem?

Alguns exemplos de atividades pessoais podem ser:

1. Atividades físicas e esportivas
2. Lazer cultural, como ir ao cinema, teatro ou museus
3. Meditar
4. Atividades de imersão, como leituras ou filmes

As atividades pessoais não raramente são as mais ignoradas pelas pessoas, bem como as atividades com seu círculo social e amigos. De modo geral, o trabalho e o contato com a família se sobrepõe na vida das pessoas. E, por isso, esta esfera tão importante é negligenciada.

Não caia nessa cilada: ter este tempo para você é fundamental e pode ser o que venha a fazer diferença nos momentos mais tensos de crise, de estresse ou de ansiedade.

Atividades familiares

Não é raro sabermos de pessoas tão tomadas pelo seu trabalho e pelas correrias diárias que não tem tempo sequer de ficar e aproveitar a companhia daqueles mais próximos: da família que mora com a pessoa.

Separar um tempo especial para se dedicar a nutrir esses laços de amor e de carinho é fundamental. E isso não vale somente para aqueles mais próximos, que vivem com você. Também pode ser bem importante combinar momentos com seus familiares mais distantes, mesmo que sejam momentos eventuais.

A importância dos níveis de priorização

Infelizmente, todas estas atividades importantes concorrem entre si. Por isso, é tão importante que sejam estabelecidos níveis de prioridades. Com as prioridades estabelecidas de forma clara, é mais fácil administrar o tempo disponível, que é limitado.

Definir de forma adequada a prioridade de cada tipo de atividade te ajuda a melhorar sua qualidade de vida. Com isso, fazer esta tarefa te auxiliará a ter uma vida mais feliz e mais satisfeita.

Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes

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No livro Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, de Stephen Covey, é explicado que existem dois fatores que precisam ser levados em conta para definição da prioridade de cada tipo de atividade na sua vida. Isso porque são estes dois fatores que poderão te ajudar a atribuir prioridades diferentes para cada uma das atividades. Estes fatores são:

• Urgência
• Importância

Dessa forma, é possível fazer um esquema com quatro quadrantes, onde cada um deles representa o seguinte:

1. O que é urgente
2. O que é importante
3. O que não é urgente
4. O que não é importante

Organização do tempo: vida profissional x vida pessoal

Quando conseguimos organizar nosso tempo adequadamente, a gente também consegue desquantificar nosso tempo profissional e qualificar nosso tempo pessoal.

Pare um momento e pense sobre suas atividades profissionais e o tempo que dispensa nelas. É muito fácil percebermos que muito do nosso tempo é gasto com atividades profissionais que são urgentes, mas não são importantes. Isso significa que se elas fossem devidamente planejadas, poderiam ser desempenhadas no tempo certo ou delegadas a outras pessoas. Desse modo, sobraria mais tempo para usufruir de sua vida pessoal e afetiva.

Como certamente você sabe, se uma atividade é urgente quer dizer que ela exige nossa atenção imediata. Ou seja, aquilo que é urgente se impõem a nós.

Infelizmente, as mensagens recebidas nas redes sociais e o toque do celular atualmente é considerado urgência máxima. Por isso, na mesa do almoço ou jantar o “urgente” recebido pelo celular acaba se sobrepondo ao importante, que seria desfrutar daquele momento.

O que é urgente? E o que é importante?

Você aprende o que é urgente e o que é importante quando se prepara por horas para um evento ou reunião que é muito importante para você e quando está vivendo este momento tão planejado e vê seu interlocutor indo atender o telefone ou responder uma mensagem que poderia aguardar o fim do encontro de vocês.

Por não saber administrar seu tempo corretamente, este interlocutor pode te deixar esperando enquanto ele resolve outros assuntos de menor relevância. A dificuldade de organizar o tempo é tão comum que não raramente essas situações acontecem no mundo corporativo mesmo quando o assunto que vocês estão resolvendo é altamente importante para ele também.

Urgência

Os assuntos urgentes costumam ser óbvios: eles nos pressionam, insistem para que alguma providência em relação a eles seja tomada, e rapidamente.

De modo geral, os assuntos urgentes costumam estar bem na nossa frente. Eles são fáceis e agradáveis de serem resolvidos, na maioria dos casos. Isso acontece porque normalmente se referem a atividades que já poderiam ter sido resolvidas muito antes de terem se tornado urgentes.

Ou seja, quando há um bom planejamento, a maior parte dos temas não chega a se tornar urgente. Isso porque ele é resolvido antes disso acontecer.

No mundo dos negócios, é normal que assuntos urgentes venham a incorrer em multas ou penalidades, quando não resolvidos.

O pior de tudo é que comumente essas atividades urgentes não são importantes. Isso quer dizer que quando você vai “empurrando algo com a barriga” até que ela se torne urgente, é normal que no momento de solucionar a questão você deixe de fazer algo importante para dar atenção aquilo, que poderia ter sido resolvido bem mais cedo, com mais tempo e com mais calma.

Definição de responsabilidades

O urgente e o importante também têm a ver com a definição de responsabilidades. Por isso, precisamos ter uma boa organização onde fiquem claras as atribuições de cada um.

Lembre-se que a importância atribuída a determinada atividade está diretamente ligada ao resultado que ela gera. Consideramos importantes as atividades que contribuem para atingirmos nossas missões, nossas metas e nossos objetivos.

Infelizmente, temos uma grande tendência a responder apenas a questões urgentes. Por isso, a grande maioria das pessoas deixa para realizar suas tarefas nos últimos dias dos prazos estabelecidos.

Os gerenciadores de crises

A verdade é que por indisciplina comportamental, passamos boa parte do nosso tempo “apagando incêndios”. Ou seja, precisamos correr com frequência para tratar de tarefas que simplesmente não foram planejadas.

Retomando o conceito dos quatro quadrantes do tempo, podemos avançar na seguinte ideia:

• No primeiro quadrante, temos as atividades que são urgentes e importantes.
  • Aqui, como já falamos, a atenção deve ser dada de forma imediata. Ou seja, as atividades do primeiro quadrante precisam ser executadas tão cedo quanto possível.
  • Nesse quadrante estão os projetos e atividades que precisamos tirar do papel para que evitemos as crises. Ao executar elas, agimos diretamente contra os grandes problemas e as perdas de clientes.

Podemos citar o seguinte cenário como exemplo:

1. Suponha que amanhã é o dia combinado com seu cliente para a entrega e apresentação de um projeto
2. Sua equipe então informa que ainda falta muito para finalizarem o que foi combinado e a entrega não será possível
3. Você, tendo um acertado um prazo com seu cliente, terá de contatá-lo para informar sobre o problema e renegociar.

Ao não planejarmos nosso tempo, nos tornamos escravos dos problemas e nos acostumamos a lidar com situações sempre no limite. Este é o tipo de cenário que sufoca muitas pessoas e transforma executivos em verdadeiros gerenciadores de crises.

Quando vemos nossa soma diária de minutos, onde estão descritas todas as atividades que precisamos desempenhar, observamos o seguinte: Passamos 90% de nosso tempo sobrecarregados com questões urgentes.

É como se estivéssemos sendo obrigados a viver sob tensão constantemente. Em contrapartida, para aliviar esse estresse, acabamos por usar os 10% do tempo restante com coisas que não são urgentes ou importantes.

Importância da priorização

Ao alternarmos nosso tempo apenas entre atividades urgentes e momentos de lazer, nós entramos em um ciclo vicioso. Isso ocorre pois assim esquecemos das atividades do segundo quadrante – ou seja, esquecemos das atividades importantes que não são urgentes.

Atividades importantes mas que não apresentam urgência exigem algo muito importante de nós mesmos: Para realizá-las, devemos ter proatividade. Com proatividade e um planejamento sólido, passamos a desempenhar atividades com calma, reduzindo a ansiedade e aflição em nossas vidas.

Os benefícios do planejamento

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As pessoas eficazes se voltam então para o quadrante dois, o grande grupo das atividades importantes que não são urgentes. Isto ocorre pois aqui encontramos as oportunidades e não somente problemas.

Ao nos voltarmos para o quadrante dois, começamos a pensar em coisas como:

• Novas formas de melhorar o relacionamento com os clientes
• Como estabelecer uma boa relação com os funcionários
• Como manter as interações equilibradas com fornecedores

Ou seja, passamos então a tratar nosso tempo com mais respeito e utilizá-lo para a realização de tarefas mais nobres. Passamos então a adentrar no mundo do planejamento prévio.

Ao focarmos nas atividades que são importantes mas não urgentes, passamos a garantir que projetos importantes fiquem prontos com antecedência. Com isso, permitimos que nossos projetos tenham a chance de serem devidamente testados e aperfeiçoados antes de finalizá-los oficialmente.

Ao lidar com o quadrante dois, começamos também a estabelecer uma visão e construir uma perspectiva do que queremos alcançar. Pessoas focadas nestas atividades tornam-se capazes de desenhar e construir seus próprios futuros!

Planejamento pessoal: Como começar?

Sem mais delongas, agora é o momento da ação! Para começar, você irá precisar:

• Listar todas as atividades profissionais, pessoais e familiares que você gostaria de realizar nos seus 1.000 minutos diários.
• Em seguida, agrupe-os dentro dos quatro quadrantes de acordo com as prioridades que você definiu no início do texto.

E lembre-se: Sua gestão de tempo está intimamente ligada à sua noção de qualidade de vida e da vida que você escolheu viver. Entretanto, para alcançar uma priorização sólida, você precisará observar as pessoas ao seu redor com empatia e respeito.

É muito comum que a distribuição do tempo das pessoas que amamos seja diferente da priorização que escolhemos para nós mesmos. Por isso, é importante sabermos negociar com sabedoria o que faremos nos minutos cujas prioridades são diferentes.

Quando levamos isso em consideração na nossa gestão de tempo, melhoramos significativamente a qualidade de nossos relacionamentos.

Repensar sua agenda irá impactar a sua vida e das pessoas que convivem com você (família, amigos, colegas de trabalho). Por isso, ao planejar suas atividades, é importante que você converse com todos os envolvidos para que estejam em sintonia.

Por fim, busque descobrir qual o seu turno mais produtivo. Ao entender o momento em que sua produtividade está no auge, você será capaz de aproveitar suas potencialidades ao máximo!

Mil minutos e os seus usos: A gestão saudável do tempo

A gestão do tempo é com certeza uma das principais competências do empreendedor moderno de sucesso. Ao administrar nossos mil minutos com sabedoria, nos tornamos capazes de alcançar qualidade de vida, seja ela pessoal ou profissional.

Somos seres diferentes uns dos outros, e isso deve ser levado em consideração ao planejar sua rotina. O que funciona para alguém pode não funcionar para você e vice versa.

Estamos enfrentando um momento bastante peculiar, onde as circunstâncias do mundo nos forçam a refletir sobre nossas vidas. Entre estas reflexões, é difícil não pensar sobre o tempo que temos e o que desejamos fazer com ele.

Na dúvida, vale seguir o conselho do consagrado filósofo Sócrates e conhecer melhor a nós mesmos. Só assim seremos capazes de planejar nossas vidas, respeitando o que é importante para nós.

Concluindo

Devemos estabelecer uma agenda e uma rotina que nos permita viver nossos mil minutos com mais qualidade e menos intensidade. Com isso, construiremos uma vida onde o senso de importância será maior do que a urgência constante.

Ao repensarmos o que é realmente importante para nós, somos capazes de balancear nossas metas e encontrar propósito. Encontrando este propósito, passamos a vivenciar nossos dias com a certeza inabalável de que estamos fazendo a coisa certa. E esta é a maior paz de espírito que se pode encontrar.

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