O que é Orçamento Base Zero – OBZ? Aprenda e crie uma Vantagem Competitiva

No mundo corporativo o ritual da elaboração do orçamento anual é crucial para o sucesso do negócio. Pela sua importância estratégica os gestores evoluíram na sua estruturação e modernizaram essa ferramenta criando o OBZ (Orçamento Base Zero).

Essa metodologia que iremos apresentar abaixo é recomendada para empresas que dominam o orçamento tradicional e precisam agregar eficácia nesse processo.

Caso você não esteja familiarizado com o processo do Orçamento, recomendamos que leia nosso artigo “ORÇAMENTO. FAÇA E TENHA SUCESSO” que está disponível em nosso site.

Empresas estruturadas, independentemente do tamanho, elaboram seus orçamentos anuais com o objetivo de definirem seus planos de ações, para toda a empresas, na qual irá refletir em seus indicadores financeiros. Com essa previsão de resultado os acionistas e gestores decidem seus investimentos ou desinvestimento na operação.

Com os números previstos e apresentado nos Demonstrativos de Resultados e Balanços Patrimoniais se tem uma visão da geração (ou destruição) de valor para os acionistas.

A versão Orçamento base zero é uma abordagem para planejamento e orçamentação que inverte a lógica tradicional do processo de orçamentação.

Na orçamentação tradicional é utilizada uma abordagem incremental, na qual os gestores de departamentos justificam apenas as variações em relação aos anos anteriores, baseados na suposição de que o baseline dos anos anteriores está implicitamente aprovado.

Num orçamento base zero, por outro lado, cada item do orçamento precisa ser explicitamente aprovado, e não apenas as alterações em relação ao ano anterior.

Durante o processo de revisão do orçamento, nenhuma referência é feita em relação as despesas do ano anterior. O processo de orçamento base zero requer que a solicitação orçamentária seja revisada e avaliada completamente, a partir de uma “base zero”.

Este processo é independente do orçamento total ou de seus itens individuais aumentarem ou diminuírem em relação aos exercícios dos anos anteriores.

O OBZ traz uma nova abordagem, pois instiga os executivos a repensarem seus processos internos em busca de aprimoramentos e redução de custos e despesas. Ele é aplicado em TODAS AS ÁREAS, e não somente na área de produção / operação.

O executivo sai da zona de conforto, e busca usar criatividade, para se diferenciar dos competidores e aumentar a rentabilidade. Aqui ele tem que apresentar algumas posições de como, aquele processo, poderia ser feito de maneira mais eficaz.

Quando iniciamos a utilização do OBZ, em uma das empresas na qual fui CEO, me recordo de termos reduzido custos  e aumentado a eficiência em vários processos..

Um exemplo foi a terceirização de nosso processo de movimentação e armazenagem de produtos e matérias primas que eram feitos por funcionários próprios.

Com essa mudança tivemos redução expressiva em nosso custo logístico, bem como reduzimos o número de empilhadeiras em circulação, melhorando a segurança dos colaboradores.

Outra experiência positiva foi no processo da manutenção industrial. O procedimento “histórico” para gerenciar o custo da manutenção era dividir o gasto total pelo número de unidades produzidos no ano para atender as vendas projetadas. Ou seja apresentavam um valor de custo unitário.

Devido a certa ociosidade dos equipamentos, no inicio da operação, devido a vendas menores do que a capacidade de produção, o custo de manutenção unitária era alto. Com o passar dos anos, aumentando as vendas e produção, consequentemente reduziu-se o custo unitário sem qualquer esforço por parte da equipe de manutenção. Ao implantarmos o OBZ mudamos a métrica de unitário para custo total necessário para manutenção dos equipamentos, independentemente das unidades produzidas. Passamos a controlar a real contribuição da equipe e seus esforços para reduzir esse custo o que resultou em redução desse custo em mais de 10% ao ano.

O OBZ é uma excelente ferramenta para tirar a equipe da zona de conforto.

Outros benefícios importantes são:

• Permite uma alocação eficiente dos recursos, uma vez que a alocação é baseada nas necessidades e benefícios, e não no histórico;
• Compete aos gestores a busca de melhorias operacionais que tenham um melhor custo x benefício;
• Ajuda a detectar orçamentos inflacionados;
• É útil para empresas de serviços cujos outputs sejam difíceis de identificar;
• Aumenta a motivação do quadro de pessoal ao dar maior iniciativa e responsabilidade pela tomada de decisões;
• Aumenta a comunicação e coordenação dentro da organização;
• Identifica e elimina processos obsoletos ou que não agregam valor (desperdícios);
• Identifica oportunidades de terceirização;
• Encoraja os gestores a olhar criticamente para a forma como os serviços são prestados;
• Os centros de custo são obrigados a identificar sua missão e sua relação com os objetivos estratégicos da organização

Para uma completa avaliação também apresentamos as poucas desvantagens que precisam que ser administradas:

• Consome muito mais tempo do que a orçamentação tradicional, de base incremental;
• Obriga a justificar cada item de despesa do orçamento, o que pode prejudicar departamentos de pesquisa e desenvolvimento enquanto departamentos de produção são beneficiados;
• Requer treinamento específico dos gestores, devido a maior complexidade face à orçamentação tradicional;
• Numa organização grande, a quantidade de informação necessária para suportar o processo de orçamentação base zero pode se tornar intratável; mas temos empresas  gigantes, como a Ambev, utilizando com sucesso.
• A honestidade dos gestores deve ser confiável e uniforme, pois um gestor propenso a exagerar pode distorcer os resultados do orçamento.

O OBZ é uma ferramenta preciosa para despertar a criatividade adormecida de sua equipe. Ele colabora na identificação de talentos na equipe pois esses se destacam neste processo.

Inicialmente a utilização de uma nova ferramenta de gestão sempre gerá um desconforto em parte da equipe, e que deve ser neutralizada quando entenderem os benefícios da metodologia.

Você pode iniciar a implantação por etapas, definindo as áreas críticas para geração de valor e com o passar dos anos terá implantado em toda organização.

Use a cultura TBC (Tire a Bunda da Cadeira) e coloque todos (inclusive você) para PENSAR DIFERENTE. Neste momento tem algum concorrente fazendo isto.

Fonte-Wikipedia  e Estudos da AE