ORÇAMENTO DA EMPRESA-BASE PARA O SUCESSO

O que é e Quando faço meu Orçamento??

Para grande parte das organizações, que possuem o ano calendário (Janeiro-Dezembro) como período de analise da operação, Outubro e Novembro são conhecidos, por ser o período onde as empresas elaboram o orçamento anual. Existem empresas que possuem diferentes periodos de analise como de Agosto a Julho. Nesta empresas o periodo da construção do orçamento se concentra entre Maio e Junho.

Esta peça de cunho financeiro é a ferramenta básica de acompanhamento da performance de uma empresa. Este período também é conhecido como o de maior stress para todos os executivos pois é quando realmente serão testados em relação aos conhecimentos sobre o negócio.

Seja indústria, comércio, serviços, ONGs, governos e qualquer outro tipo de organização, eles sempre buscam através de suas equipes construir a melhor previsão da performance do ano seguinte.

Acredito ser importante uma definição do “dicionário” sobre o que é ORÇAMENTO EMPRESARIAL, para aqueles que até este momento tinham, somente conhecimento do orçamento doméstico e pessoal.

“O Orçamento Empresarial é o ato de planejar e estimar os ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro, geralmente de 1 ano. As vezes pode vir acompanhado do planejamento estratégico de 3 ou 5 anos. ”

O orçamento é uma ferramenta utilizada para estimar os resultados financeiros do ano seguinte. Estes números podem justificar a aprovação, pelos acionistas, dos novos projetos e/ou outros planos para melhorar a performance do negócio. Este instrumento consolida os números, apresentados pelos executivos, de todas os departamentos. áreas como Marketing& Vendas, Operação (Produção & Manutenção & Projetos & Desenvolvimento Tecnológico)e  Supply Chain(Compras & Logística) são onde se definem os grandes números. As areas de apoio como Recursos Humanos e Finanças (Controladoria, Contabilidade e Tesouraria) participam na consolidação das informações.

Abaixo listo, de forma simplificada, os principais ingredientes do Orçamento:

1-Marketing & Vendas – Indica volume de vendas mensal por produto/região/fabrica, etc. bem como os preços praticados. Aqui você conhece sua participação de mercado em volume e preços.

2-Operação – Indica a produção mensal no mix de produtos solicitados pelas Vendas. Também traz a estrutura dos produtos para cálculo do custo bem como todos os outros indicadores da área produtiva.

3-Recursos Humanos – Indica os investimentos com os colaboradores como salários, bônus e todos os benefícios oferecidos.

4-Supply Chain – Indica os gastos com matéria prima, insumos, serviços, etc. com seus preços bem como o custo da logística integrada (Inbound & Outbound) da operação.

5-Finanças – Indica os custos financeiros das empresas como gastos com os empréstimos, financiamentos, etc.

Com todos os indicadores das áreas definidos e calculados temos os relatórios financeiros gerenciais. Eles trazem os famosos indicadores de resultado como Lucro Líquido, Lucro Operacional, EVA, EBITDA, EBIT, etc. e todos os outros resultados sobre a performance da operação.

Independentemente da sua posição no processo de elaboração do orçamento é importante afirmar que a veracidade e qualidade das informações vão ditar o ambiente da empresa no próximo ano e em especial na sala de reuniões no dia da aprovação junto aos acionistas. Abaixo vamos tratar dos estereótipos dos executivos.

Após quase 30 anos colaborando e liderando este processo, gostaria de deixar duas observações.

A primeira é, a PREVISÃO DE VENDAS é o coração do processo. Se não “pulsar corretamente” pode matar o paciente. Cuidado com a qualidade deste número pois é dele que se desenvolve todos os outros processos. A segunda é a acuracidade/qualidade das informações em relação aos custos e despesas. Seja muito criterioso no cálculo dos custos e despesas e quando puder use a ferramenta OBZ (Orçamento Base Zero).

Estas observações são direcionadas para aqueles que ainda não tem as 10.000 horas neste processo. Vamos falar mais do OBZ em um próximo post. “Custo e despesa é como unha, tem que ser cortado toda semana”.

Os estereótipos dos Personagens do Orçamento

Agora gostaria de tratar o mundo “subjetivo” deste processo. Vamos falar dos diferentes estereótipos dos executivos que produzem e apresentam estes números ao conselho de acionistas. Quando mencionamos os tipos e estilos cumpre frisar que é o perfil mais acentuado naquele momento e situação, o que não impede que ele também apresente um pouco dos outros estilos.

Existem basicamente três tipos. O primeiro é o OTIMISTA. Ele traz números otimistas (acima do normal) e a aponta um crescimento maior que o dos concorrentes, ganhando participação de mercado. Ele superestimar alguns fundamentos para justificar seus números. Ele faz da reunião um momento de plena felicidade para todos os acionistas presentes. Esta posição é confortável para aprovação do orçamento pois os números são melhores do que esperado pelo conselho e não gera muito debate. Este estereótipo pode ter sua imagem comprometida após duas ou três apresentações do orçamento onde os números não se realizam. Ele também corre o risco de desmotivar sua equipe pois os números não são alcançáveis e consequentemente não haverá pagamento de prêmios/ bônus.

O segundo tipo é o PESSIMISTA. Este coloca o crescimento mínimo necessário para não sair “vaiado” da sala de reuniões. Ele procura demonstrar aumento da agressividade no ambiente concorrencial. Informa que devido a problemas na economia, inflação em alta, redução da renda a consequencia será queda no consumo. Ele utiliza premissas “do baixo clero” do mercado financeira, ou seja, dos pessimistas, para justificar seus fundamentos. O ambiente na sala é tenso uma vez que os acionistas esperavam um número melhor. Normalmente é solicitado pelos acionistas que seja refeito o orçamento com algum incremento e que seja feito uma segunda apresentação com números melhores. Estou falando aqui daquele que exagera no pessimismo e potencializa as informações negativas. Ele usa esta estratégia para encobrir a falta de um plano de ação para colocar a empresa em posição melhor que a concorrência. Nas crises todas sofrem mas devemos ter planos para sofrermos menos.

O terceiro é o REALISTA. Ele apresenta seus resultados mostrando crescimento moderado apesar de um ambiente competitivo mais aguerrido e conturbado. Ele elabora sua argumentação com fundamentos oriundos dos clientes e fornecedores bem como usa números positivos do mercado financeiro. Ele traz previsão de crescimento realista. O ambiente da sala é cordial e os acionistas tendem a aprovar os números apresentados com poucas ressalvas ou alterações.

Como presidente de empresas sempre pautei minha apresentação, ao conselho de acionistas, procurando usar o perfil do Realista. Sempre fui um apaixonado por coleta de informações que pudessem influenciar nosso resultado. Nosso data base fornecia  a “inteligência de mercado”  para definir nossas estratégias e plano de ação. Os fundamentos que justificavam nossos números eram baseados em estudos de tendências, analise do ambiente competitivo e crescimento sustentável que preservasse nossa rentabilidade. A previsão de vendas bem como outras informações críticas neste processo está ligada a qualidade do seu data base e da equipe que alimenta e interpreta estas informações. Para sobreviver você “só” precisa estar “um passo” a frente da concorrência e isto tem que ser mostrado no ORÇAMENTO.

Depois de dominar o processo do ORÇAMENTO passe a adotar o OBZ (Orçamento Base Zero) na qual pode revolucionar sua empresa.

Boa sorte